Word, Excel, Outlook, Teams… Les outils d’Office 365, aujourd’hui intégrés à Microsoft 365, sont utilisés quotidiennement par de nombreuses entreprises. Pourtant, certaines fonctionnalités capables de simplifier le travail et de faire gagner un temps précieux restent parfois méconnues.
Voici 8 fonctionnalités à connaître pour travailler plus efficacement au quotidien.
1. Programmer l’envoi d’un e-mail dans Outlook
Vous avez terminé un e-mail mais souhaitez l’envoyer plus tard ? Outlook permet de planifier son envoi à une date et une heure précises.
Cette fonctionnalité est particulièrement pratique pour préparer ses messages à l’avance et mieux organiser sa communication.
2. Utiliser les règles automatiques dans Outlook
Une boîte de réception encombrée peut rapidement faire perdre du temps. Les règles Outlook permettent de classer automatiquement certains messages selon leur expéditeur, leur objet ou d’autres critères.
Vous pouvez ainsi créer des dossiers dédiés aux clients, projets ou communications internes et faciliter le traitement de vos e-mails.
3. Collaborer simultanément sur un document
Avec Word, Excel ou PowerPoint, plusieurs collaborateurs peuvent travailler sur un même fichier partagé.
Plus besoin de multiplier les versions telles que « document_final », « document_final_V2 » ou « document_final_V2_corrigé » ! Chacun peut intervenir sur le document et visualiser les modifications réalisées.
4. Transformer ses données en tableau dans Excel
La fonctionnalité Mettre sous forme de tableau d’Excel facilite considérablement la gestion des données.
Elle permet notamment de filtrer, trier et organiser rapidement les informations tout en simplifiant l’utilisation de certaines formules.
5. Automatiser des tâches avec Power Automate
Certaines actions répétitives peuvent être automatisées grâce à Power Automate.
Il est par exemple possible de créer automatiquement une notification lorsqu’un document est ajouté, d’enregistrer certaines pièces jointes ou encore de déclencher différentes actions entre les applications Microsoft.
6. Centraliser le travail dans Teams
Microsoft Teams ne sert pas uniquement à organiser des visioconférences. Il permet également de centraliser les échanges, fichiers et informations liés à un projet ou à une équipe.
Bien organisé, Teams peut limiter la multiplication des e-mails et faciliter l’accès aux informations importantes.
7. Utiliser Microsoft Forms pour collecter des informations
Questionnaires, inscriptions, enquêtes de satisfaction ou sondages internes : Microsoft Forms permet de créer rapidement des formulaires et de centraliser les réponses.
Les résultats peuvent ensuite être exploités et analysés, notamment dans Excel.
8. Retrouver rapidement ses documents avec OneDrive
OneDrive permet de stocker ses fichiers en ligne, de les partager et d’y accéder depuis différents appareils.
La synchronisation facilite également la collaboration et permet d’éviter de perdre du temps à rechercher la dernière version d’un document envoyée par e-mail.
Ces fonctionnalités ne représentent qu’une partie des possibilités offertes par la suite Microsoft. Pourtant, apprendre à mieux les utiliser peut déjà permettre de réduire certaines tâches répétitives, améliorer la collaboration et gagner du temps au quotidien.
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