Tableaux de suivi, budgets, plannings, reporting, bases de données… Excel est présent dans le quotidien de nombreuses entreprises. Pourtant, son utilisation se limite encore souvent à la saisie de données et à quelques calculs simples.
Maîtriser certaines fonctionnalités peut considérablement faciliter le traitement des informations et faire gagner du temps. Voici 7 fonctionnalités Excel à connaître pour travailler plus efficacement.
1. Mettre ses données sous forme de tableau
La fonctionnalité Mettre sous forme de tableau permet de structurer rapidement une liste de données.
Elle facilite le tri, le filtrage et la mise en forme des informations. Lorsqu’une nouvelle ligne est ajoutée, le tableau peut également intégrer automatiquement certaines formules et mises en forme.
Une fonctionnalité simple, mais particulièrement utile pour travailler sur des fichiers régulièrement mis à jour.
2. Utiliser les fonctions de recherche
Retrouver manuellement une information dans un tableau contenant plusieurs centaines de lignes peut rapidement devenir chronophage.
Les fonctions de recherche permettent d’automatiser cette tâche. RECHERCHEX, par exemple, peut retrouver une information associée à une référence, un client, un produit ou un collaborateur.
3. Maîtriser les fonctions SI
La fonction SI permet d’afficher automatiquement un résultat en fonction d’une condition.
Par exemple : indiquer « Objectif atteint » lorsque le chiffre d’affaires dépasse un certain montant ou signaler qu’une échéance approche.
Combinée avec d’autres fonctions, elle permet de créer des tableaux beaucoup plus dynamiques.
4. Utiliser la mise en forme conditionnelle
Vous souhaitez identifier immédiatement les résultats en dessous d’un objectif, les échéances dépassées ou les meilleures performances ?
La mise en forme conditionnelle permet de modifier automatiquement l’apparence de certaines cellules selon des critères définis. Elle facilite ainsi la lecture et l’interprétation rapide d’un tableau.
5. Créer des listes déroulantes
Grâce à la validation des données, Excel permet de créer des listes déroulantes dans les cellules.
Elles sont particulièrement pratiques pour les fichiers utilisés par plusieurs personnes : statut d’un dossier, service concerné, type de demande, catégorie de produit…
Elles permettent également d’harmoniser la saisie et de limiter certaines erreurs.
6. Exploiter les tableaux croisés dynamiques
Le tableau croisé dynamique est particulièrement utile pour analyser rapidement un volume important de données.
Il permet, par exemple, de visualiser les ventes par mois, les résultats par commercial ou encore les dépenses par catégorie sans avoir à construire manuellement de nombreuses formules.
Quelques clics suffisent pour transformer une base de données en synthèse exploitable.
7. Automatiser certaines tâches répétitives
Lorsque les mêmes manipulations sont réalisées régulièrement, Excel propose différents outils permettant d’aller plus loin dans l’automatisation.
Selon les besoins et le niveau de l’utilisateur, Power Query ou les macros peuvent notamment permettre d’importer, transformer, nettoyer ou traiter plus rapidement certaines données.
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